Предизвикателство

Girl Scouts of Japan е национална организация, която се състои от 47 местни клона и около 40 000 членове. Тя е член на Световното сдружение на момичетата водачи и момичетата скаути, което е най-голямото доброволческо движение за момичета и млади жени. Girl Scouts of Japan подкрепя и еманципира момичета и млади жени чрез неформално обучение, за да постигат пълния си потенциал.

За национална организация като Girl Scouts of Japan поддържането на ясна комуникация между членовете беше предизвикателство. С множество групи и членове на различна възраст организацията се нуждаеше от ефективна и надеждна бизнес система, която да гарантира, че всички групи са организирани по един и същ принцип и че личната информация за непълнолетните лица е защитена. Тъй като организацията обединява местни клонове под една шапка, файловете й съдържат информация за момичетата и младите жени във всяка група и клон, както и за възрастните, които изпълняват ролята на водачи. Поради факта, че местоположенията са разпръснати из цялата страна, е важно да се наблюдава и оценява ефективността на дейностите. Водачите на скаутски групи и местните клонове изпращат обратно към Girl Scouts of Japan информация за посещаемостта, честотата на събитията и други показатели за въздействието, за да се гарантира, че организацията работи възможно най-ефективно. Поради ограничените ресурси бе необходимо решение, което лесно да се реализира в национален мащаб, за да бъдат обхванати всички местни клонове.

История

В духа на момичетата скаути да опитват нещо ново без страх, Girl Scouts of Japan интегрира пакета продукти на Google за организации с нестопанска цел, за да стимулира ефективността в множеството си местни клонове и групи. Най-напред организацията започна да използва Google Workspace, за да уеднакви бизнес операциите си във всички местни клонове. Чрез Google Формуляри тя вгради формуляри в уебсайта си и успя да предостави програми за електронно обучение на членовете на момичешкото скаутско движение. Програмата за електронно обучение предостави възможност на по-широк кръг членове да научат за момичешкото скаутско движение и да придобият лидерски умения. Макар програмата за момичета скаути да съществува повече от един век, Girl Scouts of Japan модернизира работата си посредством тестове в Google Формуляри, с чиято помощ момичетата и младите жени да увеличават знанията и уменията си, докато печелят значки от местните клонове в цялата страна.

Служителите в Girl Scouts of Japan имат различни нива на технически познания и продукти като Формуляри и Таблици им позволяват лесно да споделят информация и да получават обобщени данни без ръчно въвеждане. Тъй като организацията обединява местни клонове под една шапка, Google Workspace позволява споделянето на документи само с потребителите, които трябва да имат достъп за всеки местен клон. Това способства за подобряването на мерките за запазване на поверителността. Тъй като вече има възможност за споделяне на файлове между местните клонове, всяка група може да споделя най-добри практики, активности за сплотяване на колектива и други дейности за подпомагане на работата. С помощта на Gmail предишните притеснения относно нежелана поща, злонамерен софтуер и други проблеми със сигурността намаляха благодарение на настройките за поверителност на Google. Чрез създаването на сайтове в Google различните местни клонове и членовете имат достъп до подходяща информация, като например обучения и наръчници за скаутски водачи. Това позволява актуализиране в реално време и бързо споделяне на информацията между местните клонове и членовете, подкрепяни от Girl Scouts of Japan.

Продуктите на Google за организации с нестопанска цел доведоха не само до подобряване на вътрешните бизнес операции. Наскоро Girl Scouts of Japan се възползва от програмата и за външно популяризиране и комуникация. С помощта на AdGrants и YouTube организацията активно изгражда онлайн присъствие, за да набира нови членове и да споделя невероятните дейности и събития, провеждани във всяко местоположение. Видеоклиповете в YouTube помагат да се илюстрира работата, която върши организацията, за да еманципира момичета и млади жени, включително активности за сплотяване на колектива, групово пеене и местни летни лагери.

За да споделя информация и в крайна сметка да увеличава броя на хората, посещаващи събитията й, организацията използва Google Карти. Така помага на потребителите, които не са членове, но се интересуват от момичешкото скаутско движение, лесно да намират събитията, провеждани из цяла Япония. Организацията също така използва приложните програмни интерфейси (API) на Google Карти, налични чрез програмата Earth Социална ангажираност, за да дава глобална представа за въздействието си на текущите членове, както и на потенциалните нови членове. Комбинирайки API на Google Карти и YouTube, тя създаде виртуална обиколка на пет обекта на момичешкото скаутско движение по света. Това насърчава глобална перспектива и позволява на членовете да се чувстват част от една по-голяма общност в световен мащаб.

Инструментите на Google за организации с нестопанска цел помагат не само за това, програмите на Girl Scouts of Japan да са организирани и ефективни. Те също така дават визуална представа за важната работа на организацията – да насърчава и еманципира момичета и млади жени.

Румико Мегуро, централен офис на GSJ, екип за връзки с обществеността и набиране на средства

Въздействие

Като голяма национална организация усилията за увеличаване на мащаба бяха от съществено значение за успеха. Програмата ѝ за електронно обучение (съдържание, определяно чрез формуляр в Google) позволи на над 7000 членове да придобият знания по всякакви теми – от информация за момичешкото скаутско движение до житейски умения. От финансова гледна точка Google Workspace осигури достъп до по-висококачествени системи за сигурност, които лесно могат да бъдат внедрени на множество места.

Използването на Google Workspace значително подобри оперативната ефективност на организацията. Преди това само някои служители използваха продуктите на Google частично, но услугата Google Workspace още не беше инсталирана в цялата организация. Така служителите трябваше да поддържат няколко профила за електронна поща, което криеше потенциален риск за сигурността. След като организацията премина към Google Workspace, всеки член на персонала имаше само един профил за всичките си оперативни нужди, до който можеше да осъществява достъп от всяко място. Това премахна риска документите на даден служител да се загубят, ако той напусне. Google Workspace позволява потребителите да бъдат управлявани вътрешно и промените в персонала на голямата организация да се правят бързо и ефективно. По-рано служител, който отговаряше за системата за информационни и комуникационни технологии на организацията, трябваше да прави заявки за промени в профилите, например за добавяне на нови членове или за изтриване на профила на пенсиониран служител, като се свърже с външния доставчик чрез електронна таблица. Google Workspace дава възможност на организацията да отделя по-малко време за основните си операции и повече за усилията за достигане до още момичета и млади жени и за продължаване на работата на програмата.

Инструментите на Google за организации с нестопанска цел също така увеличиха видимостта на организацията и разшириха обхвата на усилията й да подкрепя момичета и млади жени и тяхното развитие. По-рано събитията бяха посочвани на страница от уебсайта и така се получаваше дълъг списък, който посетителите трябваше да преглеждат. С помощта на Google Карти организацията успя да внедри карта в сайта си и да актуализира събитията в реално време. Всяко събитие е в определен цвят в зависимост от месеца или темата (като например „Ден на момичетата скаути“), за да могат хората, интересуващи се от момичешкото скаутско движение, бързо да намират местни събития, които да посетят. Чрез интегриране на събитията в Google Карти и визуализиране на местоположенията им посещаемостта се увеличи с над 18 000 преглеждания на съответната информация за събитието. Вече не се налага потенциалните членове да търсят, за да намерят най-близкото място за срещи, а могат лесно да отворят картата и да открият възможност за контакт помежду си.

Споделянето на важната работа, която върши организацията, и визуализирането на въздействието й върху момичетата и младите жени са от съществено значение за успеха на Girl Scouts of Japan. Ad Grants подобри онлайн присъствието на организацията, което доведе до уебсайта й над 3000 посетители месечно. Така броят на посетителите нарасна с 500% само за два месеца. За глобални кампании като „Спрете насилието“ организацията създаде реклами в подкрепа на равенството между половете и защитата от насилие, които да повишат осведомеността и да увеличат медийното отразяване на кампанията в Япония. Също така каналът й в YouTube представя плейлист с видеоклипове, в които момичета скаути изпълняват песничката игра I’ll Think of You (написана от Курт Шнайдер) като активност за сплотяване на колектива. Много местни клонове и групи предоставиха видеосъдържание – до момента са събрани 43 клипа. Те служат като примери за дейностите на момичетата скаути и привличат потенциални нови членове към уебсайта посредством карти и пояснения. С над 20 000 показвания на някои видеоклипове YouTube е основен начин за демонстриране на работата, която организацията върши, за да подкрепя и еманципира момичета и млади жени.

Girl Scouts of Japan има десетки програми – от програма за самоуважение, разработена съвместно от WAGGGS и DOVE, и кампания „Спрете насилието“ за намаляване на насилието срещу жени до различни лагери и събития в цялата страна. Инструментите на Google за организации с нестопанска цел помагат не само за това, програмите да са организирани и ефективни. Те също така дават визуална представа за важната работа на организацията – да насърчава и еманципира момичета и млади жени.